Problemas com altas taxas de inadimplência escolar nesses tempos de pandemia? Vamos mostrar nesse texto a maneira mais rápida e efetiva para diminuir os impactos desse problema.
Vale ressaltar que é preciso tomar muito cuidado ao fazer a cobrança da mensalidade escolar. Além da possibilidade de ter que encarar um problema jurídico, caso realize essa cobrança de maneira errada, o bom funcionamento da sua instituição depende desse pagamento.
Os anos de 2020 e 2021 foram anos atípicos. A pandemia nos atingiu de maneira intensa e teve efeitos desastrosos economicamente. Segundo o portal UOL, a inadimplência cresceu 26,3% nos primeiros meses de 2020 nas escolas.
Em situações como essa, é inevitável o aumento da inadimplência, que usualmente atinge o seu pico nas férias.
Nesse sentido, a intenção desse artigo é te ajudar a diminuir ao máximo a situação de inadimplência e, quando não for possível evitá-la, saber como lidar com ela. Vamos lá?
Como realizar a cobrança da mensalidade escolar
Primeiramente, alertamos para a necessidade do desenvolvimento de uma boa estratégia e uma abordagem humanizada, que evite qualquer possibilidade de constrangimento e, consequentemente, o desligamento do aluno da instituição.
Definir os canais de comunicação que serão utilizados para realização da cobrança é um dos primeiros passos para construção da sua estratégia.
Confira abaixo algumas possibilidades de canais de comunicação e como você pode utilizá-los para realizar essa cobrança.
SMS
Sendo um dos canais mais baratos e efetivos de comunicação do mercado, o uso do SMS para cobrança é o mais rápido, simples e acessível. Não é à toa que a taxa de visualização é de 95%.
A tendência é que as pessoas passem cada vez mais tempo no celular e realizem cada vez mais ações no aparelho.
O uso do SMS para cobrança ajudou empresas a diminuir em até 50% a taxa de inadimplência de clientes.
Confira agora alguns exemplos de mensagens que podem ser utilizadas em sua escola para diminuir a inadimplência de alunos.
Exemplo de lembrete de pagamento de mensalidade escolar
Exemplo mensagem de aviso de vencimento de mensalidade escolar
Exemplo mensagem de cobrança de mensalidade escolar em atraso
O email também é um canal de comunicação bastante válido para realizar a cobrança da mensalidade.
Assim como o SMS, ele pode ser acessado pelo celular e simplificar a realização do pagamento, possibilitando que seja pago por um link inserido na própria mensagem.
No entanto, a taxa de abertura do email é inferior à 20% na maioria dos casos, o que é bastante inferior se comparado com os 90% SMS.
Isso acontece por conta da mecânica dos servidores de classificar, sem muito critério, algumas mensagens como spam, dificultando sua visualização.
Ainda assim, o e-mail é bastante utilizado para realizar esse tipo de comunicado.
Segue alguns exemplos de como realizar a cobrança através desse canal.
Modelo de Email de lembrete de pagamento de mensalidade escolar
Prezada Natália da Silva, viemos lembrá-la da data do vencimento da sua mensalidade, no valor de R$00,00, que deverá ser pago até o dia 06/07.
Qualquer dúvida em relação à realização do pagamento, entre em contato com a gente pelo endereço de e-mail: [email protected], ou pelo telefone: (11) 1111-3333.
Caso já tenha efetuado o pagamento, desconsidere essa mensagem.
Atenciosamente,
Instituição Comtele de ensino.
Modelo de Email de aviso de vencimento de mensalidade escolar
Caro Adilson Barreto, a mensalidade escolar da sua filha vence em breve (09/02). Evite pagar juros, o valor é de R$ 00,00, e o boleto pode ser acessado pelo link [LINK BOLETO].
Qualquer dúvida em relação à realização do pagamento, entre em contato com a gente pelo endereço de e-mail: [email protected], ou pelo telefone: (11) 1111-3333.
Caso já tenha efetuado o pagamento, desconsidere essa mensagem.
Atenciosamente,
Instituição Comtele de ensino.
Modelo de Email de cobrança de mensalidade escolar em atraso
Caro Jorge Luiz, não consta em nosso sistema o pagamento da mensalidade escolar da sua filha referente ao mês de janeiro.
Sabemos que vivemos um momento complicado, por isso, estamos abertos para negociar.
Entre em contato com a gente pelo endereço de e-mail: [email protected], ou pelo telefone: (11) 1111-3333.
Caso já tenha efetuado o pagamento, pode ter havido um erro em nosso sistema. Pedimos que o senhor nos desculpe e entre em contato conosco para resolvermos esse problema.
Atenciosamente,
Instituição Comtele de ensino.
Carta
A carta é o mais tradicional dos modelos apresentados. Algumas pessoas acreditam em uma suposta maior confiabilidade por ser um método offline. No entanto, essa confiança não tem fundamentos claros pois é difícil de medir.
Então, por mais que a carta ganhe alguns pontos com pessoas um pouco adversas aos modelos mais recentes de comunicação, ela perde em alguns outros aspectos se comparado com outras plataformas.
Primeiramente, ela não é tão pontual e prático quanto o SMS e também o e-mail, dificultando a elaboração de uma estratégia que envolva: lembrete, aviso e cobrança.
Além disso, talvez a maior desvantagem dela seja a demora para chegar a mensagem, enquanto os outros métodos aqui apresentados são instantâneos.
Segue abaixo um exemplo de cobrança realizado na modalidade carta.
Modelo de carta de cobrança de mensalidade escolar
Araraquara, 25/08 de 2021.
Prezado Leonardo Azevedo.
Não consta em nosso sistema o pagamento da mensalidade escolar referente ao mês de janeiro, no valor de R$00,00.
Te enviamos um novo boleto, com uma nova data e o valor atualizado para facilitar a regularização.
Qualquer dúvida em relação à realização do pagamento entre em contato com a gente pelo telefone: (11) 1111-3333.
Caso já tenha efetuado o pagamento, desconsidere essa mensagem.
Atenciosamente,
Instituição Comtele de ensino.
3 passos para desenvolver uma estratégia de cobrança
Como comentado anteriormente, é essencial que o envio dessas mensagens façam parte de uma estratégia bem elaborada.
O primeiro passo que você deve tomar é decidir qual da sua instituição setor ficará responsável para realizar a cobrança.
Evite que esse trabalho seja feito por alguém que tem um contato regular com os pais ou os alunos responsáveis pelo pagamento, isso evitará parte do constrangimento.
O segundo passo é realizar uma pesquisa para direcionar para a pessoa exata a mensagem relativa à cobrança.
Realizar a cobrança de maneira pública pode gerar problemas judiciais, pois vai contra o direito prescrito no código do consumidor e pode trazer problemas sérios.
O terceiro passo é organizar uma régua de cobranças, que consiste resumidamente em:
- envio de lembretes e avisos antes do vencimento;
- envio de aviso no dia do vencimento;
- envio amigável de cobrança após vencimento.
Baixe gratuitamente nosso guia de como montar uma estratégia de cobrança com SMS.
Renegociação amigável
Toda sua estratégia de cobrança deve priorizar a preservação de uma relação amigável e humana.
Em caso de inadimplência, procure negociar um pagamento mais diversificado, ofereça descontos ou então divida esse valor nos próximos pagamentos a serem realizados.
Demonstre interesse por uma renegociação, reforce a necessidade de um ensino de qualidade e que o acerto é interessante para ambos os lados.
Automatize seus processos
Depois de definir a sua estratégia, é muito importante que você fique atento aos prazos.
Não adianta nada você elaborar algo de maneira bastante detalhada e não cumprir com o cronograma por algum motivo.
Por isso, automatizar seus processos é uma maneira bastante interessante para que os erros não comprometam as operações da sua instituição.
A Comtele conta com uma API de SMS que pode ser integrada a seu sistema de gestão escolar de uma maneira simples e rápida.
Mas, afinal, qual canal devo utilizar?
Levando em consideração o que foi comentado nesse artigo e em uma rápida relação entre custo e benefício, o SMS é o canal perfeito, pois é rápido, seguro, não constrangedor e eficaz.
Por estabelecer um contato direto e instantâneo, o SMS permite, com um baixo custo, que você mantenha uma boa relação com os responsáveis pelo pagamento da mensalidade.
Além disso, sua praticidade possibilita, facilmente, que você o utilize na sua estratégia de cobrança, evitando, de maneira efetiva, os casos de inadimplência.
