Otimização de tempo e recursos em clínicas com o uso de envios de lembretes de agendamento

Otimização de tempo e recursos em clínicas com o uso de envios de lembretes de agendamento

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  • Post last modified:14/09/2020

Oferecer um bom atendimento aos pacientes é essencial para fidelizá-los e para atrair ainda mais pacientes.

Com a tecnologia, ficou ainda mais fácil e prático realizar um atendimento de excelência. Um atendimento ruim, pode causar uma má reputação e como consequência um faturamento cada vez mais baixo.

Por isso, ter uma clínica organizada e que use a tecnologia para otimizar o tempo de atendimento e dos processos burocráticos de agendamento é fundamental, pois, reflete diretamente na maneira como os seus pacientes te enxergam.

Imagine que, um paciente liga para a sua clínica e deseja agendar uma consulta, essa ligação durou alguns minutos para que a recepcionista conseguisse encontrar um horário que fosse compatível.

Próximo a consulta, a recepcionista retorna para o paciente para lembrá-lo sobre a consulta, durante a ligação a paciente informa que não vai conseguir ir e pede para reagendar, enquanto buscam outra data compatível, outra pessoa aguarda ser atendido para agendar uma consulta.

E a rotina vai tornando-se um “bolo de neve”, e durante esse processo perde-se dinheiro e tempo. Durante a ligação para confirmar o horário agendado com o paciente, pode ocorrer diversas objeções, como o paciente não atender a ligação, esquecer da consulta ou até mesmo confirmar presença por educação.

E com isso, além do tempo, a sua equipe responsável por isso perde o total controle sobre a gestão.

Por isso, ter uma ferramenta que avise o seu paciente da data e do horário, além de pedir sua confirmação, é uma maneira de facilitar a rotina do paciente e garantir que não haja prejuízos para a clínica.

O objetivo, é que sua agenda sempre esteja cheia, e sem tomar tempo!

Quais os benefícios do lembrete de consulta médica?

Aumenta a produtividade da equipe

A “perda de tempo”, não causa apenas um prejuízo financeiro, mas de certa forma impacta na estrutura da clínica.

Evitar que as equipes fiquem paradas e que as agendas sempre estejam cheias, é o desafio de todo empreendedor. Quando um paciente não vai a consulta, porque não encaixar um paciente da lista de espera ou adiantar os horários?

Um paciente atrasado pode implicar em uma série de atrasos e complicações dentro da rotina de uma clínica. Por isso, ter um sistema que envie um lembrete de consulta e exija uma confirmação, é essencial para que os atrasos e faltas não sejam prejudiciais.

Agenda sempre cheia

Diante da possibilidade de confirmação, é possível fazer ajustes na agenda, permitindo que a agenda sempre esteja cheia.

O envio de lembretes é um aliado dos doutores, e se não houver horários disponíveis, crie uma lista de espera e sempre que vagar um horário, não hesite em fazer encaixes.

Você pode utilizar o SMS, por exemplo. Por se tratar de um canal ágil e eficaz, você pode garantir que os seus pacientes estejam cientes das datas de suas consultas.

Lembre-se que uma boa organização, reflete na maneira como o seu paciente te enxerga.

Aumento do faturamento

E com benefícios tão bons como os citados acima, o resultado não poderia ser nada além que o aumento do faturamento.

Mesmo que haja imprevistos, ter uma ferramenta que facilite o encaixe rápido, fará que cada vez mais tenham menos horários disponíveis em sua agenda.

Ferramentas que podem otimizar o tempo de atendimento

Canais de comunicação

Uma passo muito importante para um atendimento otimizado, é criar canais de atendimento 24 horas.

Sabemos que ter uma equipe 24 horas é quase impossível, ainda mais para clínicas pequenas, por isso, é preciso pensar em canais e meios que possam substituir o atendimento humanizado, mas que seja capaz de resolver os pequenos problemas e dúvidas simples.

Para isso, você pode colocar formulários em seu site para que o cliente consiga enviar um email, no mesmo instante.

Além disso, quando o assunto é comunicar o paciente sobre datas próximas, utilizar o SMS como principal meio de comunicação, é a melhor solução.

Utilizando esse meio de contato, você pode diminuir em 30% a quantidade de clientes que faltam em suas consultas anteriormente marcadas.

Além disso, vale investir em chatbot, respostas automáticas em chatbot e e-mail. Ambas as ferramentas são pré-programadas e preparadas para suprir o atendimento rápido, capaz de resolver perguntas simples, como clareamento dental preço ou como funciona o clareamento consultório.

Lembretes por sms

Agenda telefônica

A agenda eletrônica é uma excelente ferramenta, pois acelera e facilita a comunicação do paciente e da clínica.

Com ela, é possível fazer agendamentos e reagendamentos de forma mais simplificada. Além disso, é possível encontrar agendas eletrônicas que enviam SMS automaticamente, e caso não haja confirmação, já é possível fazer um encaixe.

Com a atualização em tempo real, é possível reduzir desfalques na agenda e permitir o aumento do faturamento, como já citado anteriormente.

O processo de atendimento e agendamento fica mais facilitado, e o paciente consegue com rapidez agendar diversas consultas ou procedimentos, como lente de contato dente.

Prontuário digital

Uma ferramenta que vem ganhando cada vez mais espaço no mercado, são os prontuários digitais.

Podem estar atrelados a software de gestão ou isolados, mas independente do formato, ele surgiu para declarar o fim da papelada e burocracia.

É um ferramenta excelente por inúmeros motivos, um deles é a aproximação do paciente com o profissional.

Imagine que um paciente está entrando na sala, você sabe que é um paciente antigo, mas não faz a menor idéia do que o paciente está tratando, e para piorar a recepcionista não encontrar o prontuário. Constrangedor, não é mesmo?

Além de, otimizar o tempo, o prontuário digital permite o fácil acesso. No momento em que o paciente estiver entrando no consultório, você terá acesso as todas informações e o histórico do paciente, se ele está fazendo um tratamento como, lente de contato dental, aparelhos ortodônticos etc.

A tecnologia é uma aliada!

Podemos afirmar que a tecnologia é a principal aliada de todos os tipos negócios, independente do ramo ela está presente, transformando rotinas e otimizando cada vez mais o tempo de equipes e processos.

Atualmente, é possível encontrar inúmeras ferramentas no mercado, no entanto, é importante avaliar as características de cada uma e ver qual se adequa melhor a sua demanda.

Otimizar o tempo do seu paciente é a melhor estratégia para fidelizá-lo!